Archiver efficacement les documents est aujourd’hui plus qu’un défi pour les entreprises. Chaque jour, à chaque instant, les entreprises produisent des documents dont elles auront besoin à l’avenir dans un futur plus ou moins proche. La GED peut être une solution pour relever le défi de l’archivage. Il s’agira ici de vous expliquer l’importance de la gestion électronique des documents sur les marchés publics.

GED : ce que vous devez savoir !

GEDLes documents que vous produisez chaque jour sont aussi importants les uns que les autres. Et, les archiver correctement peut parfois prendre du temps. Plus les mois et les années passent, plus les documents prennent de la place et certains sont rangés dans une salle pas toujours accessible automatiquement. Ainsi, pour accéder à l’information dont vous avez besoin, on peut alors être contraint de passer beaucoup de temps à chercher la ou les informations dont on a besoin. Mais avec la gestion électronique des documents, ce temps peut être capitalisé.

La GED vous permet d’avoir rapidement accès par e-mail ou fax, via un lien sécurisé, à la copie numérique du document demandé, vous permettant ainsi d’exploiter vos données facilement et à temps, même depuis votre nidouillet. Ainsi donc, vous pouvez accéder rapidement à l’information recherchée, conserver l’image numérique du document pour un usage futur et aussi gagner énormément de temps sur la recherche de données en interne.

La GED donc un ensemble d’outils et de logiciels de gestion électronique des documents, qui vous aident à préserver vos documents et d’en extraire les informations clés et stratégiques pour votre entreprise. Les grands avantages de l’archivage électronique sont donc :

–       le gain de temps ;

–       la conservation des ressources ;

–       la baisse du risque d’indisponibilité des données ;

–       la sécurisation assurée de vos documents externalisés ;

–       l’accès rapide et confidentiel à vos données qui reste une particularité de la GED.

Archivage des marchés publics : quoi savoir ?

GEDVous le savez probablement déjà, les documents qui sont liés aux marchés publics sont des documents à valeur juridique importante, parce que concernant des contrats d’une collectivité. L’archivage en ce qui concerne les marchés publics n’est pas à négliger. En effet, ces documents contiennent des informations capitales comme les études, recherches et ainsi que des documents techniques.

La particularité des marchés publics en ce qui concerne l’archivage est que les documents doivent être sélectionnés, voire détruits à la fin de leur durée d’utilité administrative (DUA) pour être définitivement archivés. C’est bien en cela que la question de la GED se pose. En effet, pendant leur durée d’utilité administrative, c’est-à-dire la période où ils sont classés en tant qu’archives courantes ou intermédiaires, les documents doivent être conservés ou pré-archivés dans les locaux des services producteurs. De plus, certains documents ou informations doivent être préservés, donc archivés, pour une durée déterminée. Elle peut être très longue dans la plupart des cas.

La GED peut-elle être utilisée pour l’archivage électronique des marchés publics ?

Le guide de la dématérialisation au point 11.2 recommande que l’archivage des dossiers de marchés publics soit sous forme électronique, c’est-à-dire, utiliser une GED. Mais, la problématique qui se pose dans cette perspective d’archivage est le format des fichiers utilisés. Le guide de dématérialisation stipule ainsi que « si l’acheteur public n’utilise pas de formats dont les spécifications sont librement accessibles sans restriction, la chaîne de compatibilité est rompue en moins de 10 ans. Un fichier, dans un format fermé, dont la conservation au-delà de 10 ans est préconisée, doit être converti vers un de ces formats ouverts, avant archivage définitif ».

La GED peut donc être une solution efficace et définitive pour l’archivage électronique des documents en ce qui concerne les marchés publics.